به طور کلی سیستم پردازش مبادلات از سطح عملیاتی سازمان حمایت می‌کند. یک سیستم پردازش رخداد، سیستمی‌کامپیوتری است و داد و ستدهای روزمره و روتین دار را که جهت انجام فعالیت‌های سازمانی ضروری است ثبت می‌کند. کورتز^[۷۸] (۱۹۹۵) عقیده دارد که “سیستم پشتیان عملیات به عنوان سیستمی‌که مدیران را در مواردی چون وضعیت عملیاتی درونی و روابط مؤسسه با محیط بیرونی و پشتیبانی دیگر سیستم‌های اطلاعاتی که تصمیم گیری را تسهیل می‌سازند، آگاه می‌سازد، می‌توان در نظر گرفت” (ص ۱۰۲). رستمی‌(۱۳۷۵)، اهمیت سیستم پردازش مبادلات را بدین شرح بیان می‌کند:

سیستم پردازش تبادلات، بخش مهمی‌از سیستم اطلاعات مدیریت را تشکیل می‌دهد، اکثر فعالیت‌های روزمره MIS^[79] جامع، از طریق سیستم پردازش عملیات اداره و اجرا می‌شوند. در صورت بروز مشکل، این سیستم پاسخگو خواهد بود. بهبودهای حاصله در کسب مزیت‌های استراتژیک همانند، ارائه خدمات بهتر، محصول با کیفیت بالاتر و هزینه های کمتر اغلب مدیون بهبود در سیستم پردازش عملیات می‌باشد. (صص ۳۷ و ۳۸).

امروزه، تصور سازمان بدون سیستم پردازش عملیات دور از ذهن می‌باشد، چون اکثر سازمان‌ها به اطلاعات عملیات روزمره خود نیازمند می‌باشند. “سیستم‌های پشتیبان عملیات به پنج دسته تقسیم می‌شوند: ۱٫ سیستم‌های فروش و بازاریابی ۲٫ سیستم‎های تولید کارخانه ۳٫ سیستم‎های مالی و حسابداری ۴٫ سیستم‎های منابع انسانی ۵٫ انواع دیگر از سیستم‌آموزش‌ها که با توجه به نوع خاص سازمان به کار گرفته می‌شود”. (برین^[۸۰]، ۱۹۹۷، ص ۲۶۶). به طور کلی دو نوع سیستم پردازش عملیات (TPS) می‌توان مشاهده کرد یکی، سیستم‎های پردازش بهنگام و دیگری، سیستم پردازی دسته ای.

۱٫ سیستم‌های پردازش بهنگام^[۸۱] :

“در این نوع سیستم‌ها ارتباط مستقیمی‌بین کاربر و برنامه های کاربردی وجود دارد و کاربر داده های مربوط به یک عمل یا معامله را وارد سیستم می‎کند و برنامه ‌در مورد آن معامله پاسخ می‎دهد”(صرافی زاده و پناهی، ۱۳۸۴، ص ۲۰۴). در این نوع سیستم بین ورود داده، پردازش، بهنگام نمودن داده های ذخیره شده و ارائه گزارش بر اساس آن، فاصله زمانی وجود ندارد.

۲٫ سیستم پردازش دسته ای^[۸۲]

مهدوی (۱۳۷۹) عقیده دارد که “در سیستم پردازش دسته ای داده های وارده به یک سیستم، در یک عملیات یا فایل تشکیل گروه می‌دهند و یکجا پردازش می‌شوند” (ص ۷۳).

اگر چه پردازش دسته ای نسبت به پردازش عملیات بهنگام، قدیمی‌تر و گاهی نیز کندتر است اما مزایایی نیز دارد و در برخی شرایط، نسبت به آن کارآمدتر می‌باشد. در عین حال از آنجایی که عملیات به صورت دسته ای پردازش می‎شوند، کنترل پردازش آن ها آسانتر می‌باشد.

۲ ـ ۴ـ ۶ ـ سیستم خبره یا هوشمند^[۸۳] (ES)

“سیستم‌های خبره، سیستم‌های رایانه ای هستند که در بردارنده‎ی برخی از تجارب و دانش تخصصی یک متخصص هستند. سیستم‌های خبره بدین ترتیب از خبرگان تقلید کرده و به عنوان یک مشاور در یک حوزه یا حیطه دانش ویژه عمل می‌کنند” (راولی، ۱۳۷۹، ص ۱۱۱). سیستم‎های خبره به عنوان سیستم‎هایی که بتوانند به جای انسان در فرایند تصمیم‎گیری به انتخاب بپردازند در اواخر دهه ۹۰ مطرح گردید. هدف اصلی این سیستم‌آموزش‌ها جایگزینی ویژگی‎های انسان خبره با نرم‎افزارهای هوشمند است، به طوری که بتوانند با طرح مسئله از سوی کاربر، آن را تحلیل و با بهره گرفتن از بخش دانش پایه خود بهترین راه حل را انتخاب نمایند. این سیستم ویژگی‎های متعددی دارد. استایر و جورج^[۸۴] (۱۹۹۸) ویژگی‎های سیستم خبره را بدین شرح بیان می‌کنند که:

۱٫ سیستم خبره می‌تواند استدلال تصمیمات پیشنهادی خود را تشریح نماید: سیستم خبره می‌تواند تشریح کند که چگونه و چرا به یک تصمیم رسیده است و یا یک راه حلی ارائه نموده است که این یک ویژگی ارزشمند است.

۲٫ سیستم خبره می‌تواند رفتار هوشمندانه خود را نمایش دهد: این سیستم با جمع‌ آوری یک سری داده می‌تواند ایده ها یا شیوه های جدید را برای حل مسائل ارائه نماید.

۳٫ استنتاج از روابط پیچیده: سیستم‎های خبره می‎توانند داده‎های مربوط به شرایط فوق‎العاده پیچیده را ارزیابی نموده، نتیجه‎گیری کرده و راه حل مسائل را پیدا کنند.

۴٫ سیستم خبره‎ی می‎تواند دانش کارشناسان را نگهداری کند: یک قابلیت منحصر به فرد سیستم خبره این است که می‎تواند از تجربه انسان که ممکن است گاهی فراموش شود استفاده نماید.

۵٫ کار در شرایط عدم اطمینان: یکی از مهمترین ویژگی‎های سیستم خبره توانایی کار با معلوماتی است که کامل و یا کاملاَ دقیق نیست. سیستم خبره با بهره گرفتن از احتمالات، آمار و شهود با این نوع مسائل کار می‌کند (صص ۴۸۳ ـ ۴۸۴).

گرچه ویژگی‎های مثبت سیستم‎های خبره رو به فزونی است (بهان و هولمز، ۱۳۷۷) اما وجود چند نقطه ضعف ویژگی‎های مثبت آن ها را محدود می‎کند از جمله این نقاط ضعف می‎توان هزینه زیاد، کنترل دقیق و پیچیدگی زیاد، دشواری نگهداری سیستم‎های خبره، عدم توسعه هوش سیستم خبره توسط خودشان، تخصصی بودن و محدود شدن به حل مسائل خاص را بر شمرد.

“سیستم خبره متشکل از نرم‎افزارهایی هستند که اطلاعات و دانش را ذخیره و مانند انسان نتیجه گیری و استنباط می‎کند. با اجزا تشکیل‎دهنده این سیستم عبارتند از: پایگاه دانش^[۸۵]، ابزار استناج^[۸۶]، ابزار تشریح و تفسیر^[۸۷]، ابزار استفاده از پایگاه دانش^[۸۸]، وسیله ارتباطی کاربر^[۸۹] ” (صرافی زاده و پناهی، ۱۳۸۴، ص ۲۳۲).

سیستم یا ابزار استنتاج

ابزار تشریح و تفسیر

وسیله

ارتباطی کاربر

ابزار

استفاده از

پایگاه دانش

پایگاه دانش

کاربر

محققان

شکل ۲ ـ ۴ : اجزاء یک سیستم خبره

منبع: «صرافی زاده» و «پناهی»، ۱۳۸۰، ص ۲۳۲

۲ ـ ۵ ـ مدیریت و سیستم‌های اطلاعات مدیریت

مدیران در محدوده وسیعی از تصمیمات نسبت به فن آوری اطلاعات و تصمیماتی، که برای موفقیت و بقای سازمان حیاتی هستند، گرفتار شده اند. امروزه در صد زیادی از سرمایه گذاری‌ها در سازمان‌ها برای اطلاعات صورت می‌گیرد و این امر، مدیران را با چالش‌های جدیدی مواجه ‌کرده‌است. لوکاس^[۹۰] (۲۰۰۰) اظهار می‌دارد که “در یک بررسی که اخیراًً در بین ۳۷۳ تا از مدیران آمریکایی اذعان داشتند که باید از رایانه و سیستم اطلاعات مدیریت در شغلشان استفاده کنند” (ص ۱۵).

به دلیل نفوذپذیری بیش از حد سیستم‌ها و فن آوری اطلاعاتی، مدیران در تمام سطوح و در تمام نواحی
وظیفه ای سازمانی با این فن آوری در گیر هستند. اسپادیز و آنانیادیس^[۹۱] (۲۰۰۵) عقیده دادند که:

مدیران با چالش‌هایی نظیر موارد زیر مواجه اند:

۱ ـ سازمان‌ها در عصر اطلاعات با محیطی پیچیده تر و غیر قابل پیش‌بینی تر مواجه خواهند شد که مدیریت در این فضای ابهام آمیز نیازمند مهارت‌های فوق العاده است.

۲ ـ کسب آمادگی برای به کار گیری تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مناسب با توجه به تغییرات سریع در فن آوری‌ها .

۳ ـ انتخاب سیستم‌هایی برای حمایت از کلیه کارکنان، ذینفعان و سایر کسانی که از ارتباط رایانه ای در شغلشان استفاده می‌کند.

۴ ـ تأثیر بالقوه فن آوری اطلاعات بسیار زیاد است. در جامعه پیچیده امروز، دانش فن آوری اطلاعات برای آموزش افراد بویژه مدیران حرفه ای بسیار حیاتی است.